Contas a pagar e a receber, balancetes e balanço patrimonial, controle financeiro são questões que devem preocupar entidades do Terceiro Setor? A resposta é SIM.
Mas antes de seguirmos, cabe explicar que Terceiro Setor é o termo usado para denominar o segmento formado pelas organizações da sociedade civil que desenvolvem atividades voltadas ao interesse coletivo, sem fins lucrativos.
Difere, portanto, das organizações do Segundo Setor, representado pelas empresas privadas e, ainda, do Primeiro Setor, constituído pelas instituições públicas.
Também se encaixam no Terceiro Setor agrupamentos sociais, sem necessariamente estarem formalizados juridicamente.
Tanto as organizações formais, como os agrupamentos sociais podem estar envolvidos com pautas de diferentes naturezas: defesa dos direitos humanos, meio ambiente, criança e adolescente, direitos dos povos indígenas, do idoso ou do consumidor por exemplo.
O Terceiro Setor abarca ainda sindicatos, associações, entidades religiosas, institutos e fundações filantrópicas.
O Brasil tem cerca de 820 mil organizações da sociedade civil e emprega 3 milhões de pessoas, segundo dados do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada, o IPEA.
Para se ter uma ideia, em dezembro de 2015, o número de pessoas empregadas no Terceiro Setor representava 3% da população ocupada no país e 9% do total de pessoas empregadas no setor privado com carteira assinada de acordo com o Observatório do Terceiro Setor.
As atividades desenvolvidas nessas organizações contam também com a participação de voluntários tanto em áreas operacionais como estratégicas.
Já os recursos financeiros têm origem diversificadas. Podem ser obtidos por intermédio de doações de pessoas físicas e/ou jurídicas, convênios e parcerias, ou como parte dos tributos recolhidos das empresas que optaram por direcioná-los às leis de incentivo.
Ao lidar com recursos de terceiros, é esperado uma política de transparência no sentido de comprovar sua destinação, bem como o impacto social junto às comunidades em que a organização atua.
Prestar contas do que realizam fortalece o voto de confiança depositado em seu propósito e contribui para construir e preservar sua reputação.
Afinal, tão importante quanto o resultado, é a gestão idônea dos recursos que recebem por parte da sociedade e do poder público.
Cabe à assessoria contábil orientar sobre a legislação específica do Terceiro Setor, buscando documentar todo o processo de gestão dos recursos humanos, materiais e tecnológicos das entidades.
O ideal – assim como ocorre na iniciativa privada – é que um contador acompanhe e oriente sobre as questões contábeis antes mesmo da formalização da entidade.
A análise das atividades que serão desenvolvidas e o tipo de configuração jurídica da entidade são aspectos que se deve considerar no assessoramento contábil.
Características da contabilidade no Terceiro Setor
Antes de mais nada é importante frisar que este segmento conta com uma legislação específica que vem se aprimorando ao longo do tempo e requer acompanhamento por profissional capacitado.
A Lei nº 13.019 por exemplo, regulamenta as parcerias entre a administração pública e as organizações da sociedade civil sem fins lucrativos.
Já a Norma Brasileira Contábil (NBC T 10) define critérios e procedimentos relativos às demonstrações contábeis, bem como quais as informações mínimas que devem ser divulgadas pelas organizações do Terceiro Setor.
A tributação de entidades sem fins lucrativos também é distinta. Elas estão sujeitas a uma alíquota de 1% sobre a folha de pagamento de colaboradores no recolhimento do Programa de Integração Social (PIS).
Contam ainda com a isenção de Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e possuem imunidade do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) conforme a Lei nº 9.532/1977.
Muitos gestores desconhecem a necessidade e a importância de se ter uma assessoria contábil voltada à realidade das organizações do Terceiro Setor.
O planejamento contábil é o ponto de partida para uma boa gestão e o contador tem o conhecimento e as ferramentas para dar início ao processo em conjunto com a direção da entidade.
O primeiro passo é organizar os registros de recebimentos e pagamentos ao longo do ano, bem como agrupar as notas fiscais.
A contratação de pessoas, aquisição de insumos e equipamentos também devem ser considerados.
Assim como numa empresa privada, tudo precisa ser registrado e comprovado: as atividades realizadas, as fontes de recursos, a previsão orçamentária, entre outros.
Outro ponto é separar as contas pessoais das contas da entidade, a fim de assegurar a confiabilidade da administração dos recursos.
Organizações sem fins lucrativos podem produzir e comercializar produtos e serviços. No entanto, a receita obtida com eles deve ser direcionada ao custeio de sua atividade-fim.
Logo, esses ganhos também devem ser contabilizados de forma clara e transparente.
Um cuidado que se deve ter é solicitar a nota fiscal dos serviços que vier a contratar para a entidade ou de produtos que vier a adquirir como forma de comprovar despesas e prestar contas.
Até mesmo o trabalho com voluntários é um ponto de atenção para a contabilidade.
Além de criar o termo de voluntariado com a especificação clara das horas trabalhadas e atividades desenvolvidas, mensure o valor dessas horas.
Para fins de registro contábil, deve ser considerado o valor desta atividade como se de fato tivesse sido remunerada.
Vale lembrar que entidades que não fizeram a prestação de contas, demonstraram qualquer irregularidade ou que tiveram as contas rejeitadas pela Administração Pública ficam impedidas de celebrar novas parcerias.
Criação de controles internos
O assessoramento contábil envolve pensar também nos controles internos. Mecanismos que visam assegurar o bom andamento do processo de gestão.
O contador ao realizar o planejamento contábil ajudará a definir quais controles internos são mais adequados à realidade da organização. O objetivo é evitar erros, fraudes e crises que ponham em risco a sua reputação.
Os controles internos devem ser fáceis de executar e sem custos elevados para a entidade, a fim de que de fato ela os coloque em prática.
De acordo com Souza e Medeiros os principais controles internos são:
- Contas a Receber;
- Contas a Pagar;
- Estoques;
- Imobilizado;
- Gratuidades e benefícios concedidos;
- Acompanhamento orçamentário;
- Certidões negativas de débitos;
- Registros de atas e documentos constitucionais.
Mas não adianta criar os controles e aplicá-los sem que isso seja comunicado pela organização.
A equipe é a primeira a ser informada e preparada para de fato implementar os controles.
A sua efetivação depende do engajamento das pessoas que precisam ter a consciência de que uma má reputação da entidade recairá também sobre elas.
Afinal o trabalho desenvolvido pelas entidades do Terceiro Setor é intimamente vinculado às pessoas que fazem parte delas e estão na linha de frente junto à comunidade, parceiros, voluntários, governo e iniciativa privada.
Paralelo a isso, é imprescindível que a organização busque criar relatórios mensais com todas as informações contábeis e o resultado de cada projeto realizado.
Este material pode e deve agregar imagens e depoimentos que demonstrem os resultados, mas, sobretudo, a evolução do trabalho.
Todo a prestação de contas, imagens e depoimentos devem ser disponibilizados de modo acessível no site.
Outra iniciativa é enviar aos parceiros, voluntários, doadores e outros stakeholders como forma de demonstrar a política de transparência da organização.
Terceirização da gestão contábil
A realidade de muitas entidades não permite contar com um profissional ou equipe dedicada à contabilidade internamente.
A gestão contábil no Terceiro Setor requer equipe preparada, com conhecimento profundo sobre a legislação e em condições de analisar os dados contábeis da entidade, propondo um plano de ação.
Este serviço pode ser contratado externamente e a um custo menor na comparação com a contratação de um funcionário.
A partir de um valor fixo mensal, a entidade pode contar com um assessoramento voltado a sua realidade, podendo se dedicar às atividades-fim.
Além disso, a empresa contábil dispõe de sistemas de gestão de dados que permite gerar relatórios contábeis mais completos e profissionais, agilizando o processo.
A terceirização de processos é uma estratégia adotada por empresas e se estende a organizações sem fins lucrativos que precisam dar conta de processos dos quais não pode escapar.
A profissionalização da gestão contábil no Terceiro Setor conta pontos para a reputação das organizações sem fins lucrativos que dependem da confiança depositada em seu trabalho.